Une étude notariale ne peut pas se permettre une journée sans informatique.
Le logiciel d’étude qui bloque la veille d’une signature
Et personne à appeler qui connaît votre configuration.
Un courriel qui demande de changer des coordonnées bancaires
À quelques jours d’un transfert de fonds immobilier.
La Loi 25 et vos obligations de confidentialité
Qui a accès à quoi? Que faire en cas d’incident?
« Quelqu’un de la famille » qui s’occupe des ordinateurs
Quand il a le temps, et sans documentation.
Un seul interlocuteur pour tout l’environnement de l’étude.
Notre objectif : réduire au maximum les risques pour votre étude. Aucune solution ne peut garantir un risque zéro, mais chaque couche de protection rend une attaque beaucoup plus difficile et une reprise beaucoup plus rapide.
Nous connaissons vos outils
Les logiciels que l’on retrouve dans la plupart des études du Québec.
Les marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Appelez le tech n’est affilié à aucun de ces éditeurs.
La protection de l’information de votre étude, c’est aussi une obligation professionnelle.
Nous connaissons le guide de la Chambre des notaires du Québec sur les obligations des notaires et de leurs fournisseurs de services technologiques. Voici les principaux points à garder en tête, et ce que nous faisons pour vous aider à les respecter.
Confidentialité des dossiers
Vous devez veiller à ce que vos collaborateurs ne divulguent pas les renseignements confidentiels, et informer vos fournisseurs technologiques lorsque les documents qu’ils hébergent sont confidentiels.
Notre aide : accès contrôlés par personne, authentification multifacteur, postes chiffrés et formation de l’équipe.
Données hébergées hors Québec
Avant de transférer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, ou au début d’un projet technologique qui en traite, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est requise.
Notre aide : inventaire de vos services infonuagiques et de l’endroit où vos données sont hébergées, pour préparer votre évaluation.
Incidents de confidentialité
En cas d’incident, vous devez prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques, aviser la Commission d’accès à l’information s’il y a un risque de préjudice sérieux, et tenir un registre des incidents.
Notre aide : alertes et intervention rapide, plan de réponse aux incidents et registre Loi 25 prêts à adapter.
Conservation pendant 10 ans
Les dossiers doivent être conservés pendant 10 ans, et leur intégrité et leur disponibilité maintenues pendant toute cette période. Les renseignements personnels sont ensuite détruits de façon sécuritaire.
Notre aide : sauvegardes surveillées, accompagnement pour vos tests de restauration et effacement sécuritaire des disques retirés.
Accès aux dossiers
Vos clients ont le droit d’accéder à leur dossier et d’en obtenir une copie. Vos fournisseurs doivent, de leur côté, vous permettre d’accéder en tout temps aux documents dont vous êtes responsable.
Notre aide : documentation de vos systèmes et de vos accès, pour que vous gardiez le contrôle de vos données.
Transmission sécuritaire
Les renseignements confidentiels doivent être protégés par un moyen adapté au mode de transmission utilisé : courriel, partage de fichiers ou signature électronique.
Notre aide : partage SharePoint et OneDrive bien configuré, courriel chiffré au besoin et règles de partage externe encadrées.
Ce rappel est un résumé à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Pour le détail de vos obligations, consultez le guide de la Chambre des notaires du Québec, Obligations en matière de protection de l’information des notaires et des fournisseurs de services technologiques (2023). Appelez le tech n’est pas affilié à la Chambre des notaires du Québec.
Bonjour, je suis Fabrice Blanchet.
Je travaille en informatique depuis plus de 25 ans. J’ai été administrateur réseau pendant 16 ans dans une grande firme d’ingénierie, et j’ai fondé IROUTENETWORKS en 2004 pour offrir aux PME et aux études notariales la même rigueur, avec un service humain.
J’accompagne aujourd’hui des études notariales de la Rive-Sud et de Montréal : logiciels d’étude, Microsoft 365, sécurité et confidentialité des dossiers. Quand vous appelez, vous parlez à quelqu’un qui connaît votre étude.
Trois étapes, sans surprise.
Évaluation
Une rencontre d’une heure pour faire le tour de votre étude : postes, logiciels, comptes, sauvegardes et points de risque.
Entente sur mesure
Une banque d’heures annuelle et des licences de protection mensuelles pour vos appareils et vos usagers. Une liste officielle est jointe à chaque facture.
Gestion proactive
Surveillance continue, correctifs, alertes traitées par notre équipe et accès prioritaire à votre technicien, pour réduire les risques au quotidien.
Une petite étude : le notaire et 1 ou 2 employés
Un ordinateur par personne, avec une banque de 20 heures par année.
Exemple à titre indicatif, taxes en sus. Le coût réel dépend du nombre d’appareils (par exemple un portable et un poste au bureau) et de la banque d’heures choisie.
Un atout pour votre assurance
Les assureurs regardent de plus en plus les mesures de cybersécurité en place, surtout pour l’avenant cyber. Ces protections facilitent souvent les réponses au questionnaire d’assurance. Vérifiez avec votre courtier.
Trousse de démarrage cybersécurité
Politique d’utilisation pour vos employés, plan de réponse aux incidents, registre Loi 25 et préparation à la cyberassurance. Neuf documents prêts à adapter à votre étude.
Parlons de votre étude.
En une heure, vous saurez où en est votre informatique, quels sont vos risques et ce qu’une entente changerait pour votre équipe.
Ou écrivez-nous : info@appelezletech.com